Hoe ga je om met onverwachte situaties?

Wanneer je als consultant begint aan een nieuwe klus (zie mijn vorige blog) kan het voorkomen dat je voor onverwachte situaties komt te staan. Wanneer je nog niet veel ervaring hebt opgedaan kun je hier ook niet op terugvallen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je voor het eerst werkt met een klant die nog geen ervaring heeft met het inhuren van een consultant of wanneer er sprake is van een nieuwe afdeling die zichzelf nog aan het oriënteren is. Ook kan een onverwachte gebeurtenis, zoals de ziekte van een collega waarvan je sterk afhankelijk bent, zorgen voor onzekerheid. Deze onzekerheid kan leiden tot frustraties omdat het belemmerend werkt.

Opdrachtgever

Hoe ga je hiermee om? Je opdrachtgever heeft waarschijnlijk beperkte tijd en zit niet te wachten op iemand die constant sturing nodig heeft, zeker als hij het zelf ook niet weet. Daar heeft hij een consultant voor aangenomen. Toch is het belangrijk om een aantal zaken duidelijk te krijgen zodat de opdracht zo helder mogelijk is geformuleerd. Daarnaast heeft de opdrachtgever een adviserende rol om te zorgen dat de projectdoelen worden gehaald.

Opdrachtomschrijving

Zorg in de eerste plaats voor een zo helder mogelijke opdrachtomschrijving. Identificeer de stakeholders en bepaal de eisen aan een oplossing. Wat is de Definition of Done? Wie zijn de belangrijkste spelers in de organisatie en hoe verhouden zij zich tot jouw opdracht. Stel jezelf voor en plan gesprekken met de mensen. Wees niet te afhankelijk van anderen om je voor te stellen, maar neem zelf het initiatief voor gesprekken.

Organisatie leren begrijpen

Wanneer je een rol in een team vervult is dit makkelijker omdat je teamgenoten je tot op zekere hoogte kunnen helpen. Zorg dat je daar weer niet teveel afhankelijk van wordt aangezien zij ook hun taken hebben en jouw helpen daar vaak bovenop komt. Neem de tijd om de informatie, het beleid, de richtlijnen en de projectdocumentatie te lezen om een basiskennis van de organisatie te krijgen.

Plan van aanpak

Wanneer je jezelf enigszins hebt georiënteerd, plan dan een gesprek in met je opdrachtgever om een plan van aanpak te maken.

• Identificeer de onduidelijke aspecten en bepaal samen op welke manier deze opgepakt kunnen worden.
• Overweeg het organiseren van een workshop voor de stakeholders.
• Je opdrachtgever is zich waarschijnlijk bewust van mogelijke politieke aspecten die spelen en helpt daarbij om een koers te bepalen en de opdracht beter af te bakenen.
• Bepaal van te voren contactmomenten en vraag niet te vaak om input.
• Wees zelfstandig en blijf open communiceren.

Informatie delen

Wees er van bewust dat jouw rol tijdelijk is. Daarom is het belangrijk dat je zo goed mogelijk documenteert wat je doet en met wie je e.e.a. afstemt (stakeholders).

Positieve en professionele insteek

Tot slot, blijf positief en professioneel. Hoewel het ontmoedigend kan zijn om een project te beginnen dat anders loopt dan verwacht, weet dat je de vaardigheden en expertise hebt om te slagen. Benader tegenslagen met een probleemoplossende mentaliteit. Betrek anderen waar nodig en leer van de ervaring om je vaardigheden en kennis te verbeteren.

Kortom, onverwachte situaties kunnen voorkomen bij het starten van een nieuw project of opdracht als consultant. Door de organisatie te leren kennen, gesprekken met belanghebbenden in te plannen, flexibel te zijn en een positieve en professionele houding aan te houden, kun je met succes door onverwachte situaties navigeren en werk van hoge kwaliteit leveren aan je klanten.