Handige tools en vaardigheden voor projectmanagers en business analisten

Ik krijg vaak de vraag van mensen die aan het begin van hun carrière staan, welke tools gebruikt worden door projectmanagers en business analisten en welke skills nodig zijn. Ik deel graag een aantal tips met je.

Hard Skills

Excel is vaak de belangrijkste softwaretool in de gereedschapskist van een projectmanager en business analist. Organisaties gebruiken Excel om informatie bij te houden. Vaak blijft het gebruik bij eenvoudige berekeningen en misschien een simpele vlookup of pivot tabel. Als externe consultant wordt verwacht dat je snel overzichten kunt realiseren van beschikbare data, zodat je de klant kan begeleiden richting de juiste vervolgacties. Geavanceerde Excel skills maakt dit proces efficiënter en omdat het bij de meeste klanten standaard tooling is, werkt het gebruik van Excel efficiënter dan het gebruik van visualisatie-software zoals PowerBI, of Tableau. Deze laatste tools werken het beste in een omgeving waar meerdere KPI’s gerapporteerd moeten worden richting het management team.

Vaak helpt het als het kleurrijk gepresenteerd wordt met de optie om drill-downs te maken richting actuele cijfers (die weer gevoed worden door jou eigen Excel overzichten). Indien de klant al goede reporting (tools) heeft geïmplementeerd, kun je dit vaak uitbesteden aan data teams.

Soft Skills

Als externe consultant kom je een organisatie/project binnen met minder voorkennis over de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen teams dan de interne teamleden. Soms zijn er handleidingen en Standard Operating Procedures, maar diep in de materie duiken in de eerste weken en onderzoekend vragen stellen, is noodzakelijk om sterk in je schoenen te kunnen staan en om snel toegevoegde waarde te kunnen leveren.

Communicatie skills en culturele vaardigheden

Daarnaast zijn communicatie skills en culturele vaardigheden van groot belang. Je moet de bedrijfscultuur doorgronden, maar ook de multiculturele achtergrond van nieuwe collega’s. Dit is cruciaal in dit tijdperk van hybride werken. Hierdoor krijg je vaak te maken met mensen die offshore werken. Je moet dus andere manieren zoeken om informele banden te leggen. Met mijn achtergrond en interesse in Indiaas eten, kan ik snel een band vormen binnen IT-teams die vaak offshore werken vanuit India.  Hierdoor kan ik snel extra informatie krijgen over de voortgang van projecten, of sneller de nuances in de onderlinge communicatie begrijpen. Delegatie en coaching zijn ook handige vaardigheden om over te beschikken.  Dat stelt je in staat om een spin in het web te zijn en om anderen de kans te geven om zich zich verder te ontwikkelen.

 

Wat zijn jouw ervaringen en tips? Ik hoor het graag.