De toegevoegde waarde van brainstormen

Brainstormen is een van de meest gebruikte tools van business analisten. De bedoeling is om ideeën, requirements en oplossingen te genereren en extraheren. Het werkt het beste als de mensen die deelnemen aan een brainstormsessie uit diverse disciplines komen zodat er uiteenlopende ideeën op tafel komen en er meer diverse mogelijkheden worden bedacht voor oplossingen.

Brainstormen is vooral nuttig wanneer:

• Er ideeën moeten komen hoe een probleem aan te pakken
• Er informatie kan worden opgehaald vanuit verschillende invalshoeken die gecombineerd meer waarde toevoegt dan op zichzelf

Het is niet nuttig om te brainstormen als je informatie wilt delen of presenteren waar je feedback voor wilt maar waar de verwachting is dat er weinig zal veranderen. Brainstormen staat aan het begin van een traject, niet aan het einde.

Probleemdefinitie

Zorg dat is vastgesteld dat je aan het juiste probleem werkt voordat je begint. Dat kan door het probleem of onderwerp te definiëren en opnieuw vragen te stellen als: waarom? Voor wie geldt dit probleem? Wat is het echte probleem en wat zijn de bijzaken?
Voor een brainstormingsessie organiseer je een zogenaamde “workshop”, liefst face to face met alle deelnemers in één ruimte met een whiteboard, stiften en genoeg post-it notes. De uitgenodigde participanten zijn de brains. Zorg dat je geen managers uitnodigt als ook hun medewerkers aanwezig zijn. De aanwezigheid van leidinggevenden kan er voor zorgen dat deze medewerkers terughoudend zijn en niet hun manager willen tegenspreken.

De Regels voor Brainstorming

Houd je aan de volgende regels:

1. Kwantiteit. Haal alle ideeën op, zelfs de op het eerste gezicht minder bruikbare.
2. Zorg dat ideeën NIET worden bekritiseerd. Er zijn geen slechte ideeën.
   1. in een “open sfeer” voelt iedereen zich veilig om mee te denken en te delen
3. Bouw op de ideeën van anderen.
4. Beperk de tijd.

Faciliteren

Jouw rol is om de brainstormsessie te faciliteren:

• Zorg dat de focus on-topic blijft.
• Zorg dat alle ideeën worden vastgelegd. Als een idee om een of andere reden toch niet wordt vastgelegd kan jij, als facilitator, er voor zorgen dat het onder de aandacht blijft.
• Voorkom het afkraken van andermans ideeën.
  • kritiek kan er voor zorgen dat de samenwerking stopt en dat mensen bang worden om hun gedachten te delen.
• Zorg er voor dat iedereen de kans krijgt op inbreng zodat het niet maar een klein deel van de groep is, die komt met input.
• Met het (ver)plaatsen van post-its kunnen ideeën worden gecombineerd indien nodig.
• Laat de deelnemers stemmen wat de beste ideeën zijn.
• Verplaats de focus naar de geselecteerde ideeën en probeer in een vervolgsessie nog meer diepgang en detaillering uit te werken.

Vervolgsessies

Het is mogelijk dat meerdere vervolgsessies nodig zijn om verschillende ideeën verder te behandelen. Bijvoorbeeld het uitwerken van bepaalde productfeatures of het inzoomen op processtappen waarvoor meerdere ideeën zijn verzameld.

Conclusie

Omdat brainstormen veel informatie ophaalt is het een nuttige tool. Zoals aangegeven zijn er wel bepaalde richtlijnen die moeten worden nageleefd om een sessie zo succesvol mogelijk te laten verlopen.
Belangrijk is dat een brainstormsessie behalve productief ook gewoon leuk is. Hierdoor creëer je cohesie binnen teams en kweek je begrip voor mensen met andere taken en doelen. Daarnaast zullen in de toekomst mensen elkaar makkelijker weten te vinden en productiever samenwerken.

Wat zijn jouw ervaringen met brainstormen als tool? Heb jij nog tips?