Wat wordt er van je verwacht bij het managen van verwachtingen?
Het managen van verwachtingen is één van de belangrijkste elementen van de rol van een projectmanager. Tijdens een project hebben de diverse stakeholders vaak uiteenlopende wensen. Hieronder geef ik een aantal do’s en don’ts die mij helpen om de verwachtingen omtrent de wensen te managen.
Do’s bij het managen van verwachtingen
- Inventariseer allereerst de verwachtingen van alle stakeholders en presenteer deze aan alle stakeholders tegelijk. Dit geeft iedereen een goed inzicht in veelal uiteenlopende en eventueel conflicterende verwachtingen.
- Geef duidelijk aan hoe je denkt invulling te kunnen geven aan de verwachtingen en geef ook duidelijk aan, aan welke verwachtingen (nog) niet voldaan kan worden. Wees proactief in het aanbieden van alternatieve oplossingen.
- Maak conflicterende wensen inzichtelijk en probeer gezamenlijk tot een oplossing te komen.
- Koppel voortgang regelmatig terug. Dit doe je eerder te weinig dan te veel, dus bij twijfel gewoon doen. Stel daarbij regelmatig vast of de oplossingsrichting nog de juiste is en dat er geen ruis op de lijn zit.
- Het helpt vaak om stakeholders alvast mee te nemen in het resultaat of de uitkomst, voordat je iets gaat bouwen of inrichten. Een zogenaamde Proof of Concept.
- Stel bij oplevering vast of aan de wens is voldaan of dat er nog additionele behoeften zijn.
Don’ts bij het managen van verwachtingen
- Doe geen veronderstellingen.
- Zorg dat je zo feitelijk mogelijk de wensen weergeeft en koppel terug of je het goed hebt begrepen.
- Geef geen waardeoordeel omtrent wensen en eventueel conflicterende wensen.
Ik hoop dat je hier iets aan hebt en leuk als je iets kunt toevoegen (via LinkedIn).
